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如何做好數字化檔案的管理

文字:[大][中][小] 2014-12-23    瀏覽次數:1497    
  如何有效地管理數字化檔案是一個非常重要但是很少被關注的問題,原因在于大家都認為自己的數字化檔案已經很好地被管理了。從電子文件的定義去分析,紙質檔案數字化文件也可被視之為一種電子文件。既然是屬于電子文件,那么紙質檔案數字化文件也應當要遵循電子文件的管理模式,也同樣要遵循電子文件管理的原則,也同樣要前端控制、全程控制、全過程元數據記錄和行為跟蹤記錄。所以從這個角度來說,目前絕大部分的數字化文件的管理是不到位的,其安全性的保障也是令人擔憂的。
  如何做好數字化檔案的管理呢?主要有以下幾方面:
  正確處理傳統與現代化的關系。要正確解決數字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬關系等問題。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系,紙質檔案的信息內容附在紙質載體上,與紙質載體密不可分,因此真實性和原始性容易鑒別,憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制,紙質檔案信息密度比較小,所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上,不能在載體上直接讀取,必須通過計算機等專用設備進行再轉換,雖然存儲量大、節省了儲存空間,但在信號轉換過程中,由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響,容易造成信息的丟失或刪改,卻不易被察覺,因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案,即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
  加強對檔案工作者的培養與培訓。首先,徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面,使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學,有效地開發利用。其次,加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等,提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能,以適應檔案信息化的發展。最后,強化檔案工作者訓練,加強培訓。對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育,同時突出時代應用知識教育,對檔案工作者進行市場經濟理論、法律等知識系統的教育培訓,培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍,使他們不僅具有較高的業務素質,而且具有較強的開拓創新意識。
  加大檔案現代化管理的投入。1.應投入大量的精力關心和支持這一工作,創造條件投入資金、配置先進設備;積極培養、選拔高素質的專業人才;把檔案現代化管理納入工作計劃,列入考核范圍。2.各級領導,尤其是主管檔案工作的領導,每年要定期聽取檔案工作匯報,了解檔案工作現況,提出要求、下達任務,指導檔案部門依法開展工作,幫助解決工作中實際存在的困難和問題。3.領導要重視和加強本系統內的交流與合作,以先進帶動后進,發揮優勢,彌補檔案現代化管理上的差異,取長補短,共同提高。4.宏觀上要有總體的指導思路,實現發展戰略上的創新,微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。
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