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數字化檔案與傳統紙質檔案有哪些區別

文字:[大][中][小] 2014-12-23    瀏覽次數:1537    
  對于檔案數字化管理好還是傳統紙質檔案管理好的爭論由來已久,相信對于這個問題,每個人心中都有自己的答案。無論那種檔案管理方式都具有其自身的特點,今天我們就來重點介紹下數字化檔案與傳統紙質檔案有哪些方面的區別。
  一、整理的方法不同
  數字化檔案無須檔案人員進行整理。紙質檔案的整理非常復雜,分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案,要求類目錄設置合理、編號科學,整理規范,符合國家和行業有關標準。整理上架,各門類、載體檔案分別排列存放,便于查找,無積存零散文件。
  二、收集的方法不同
  數字化檔案的收集,對紙質文件生成階段的管理,檔案人員很少直接參與,一般只要把好歸檔接收環節就行。數字化檔案的收集工作體系采用文檔一體化的管理方式,保證數字化文件的內容等信息的完整性,它不因時間推移、環境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質檔案的收集,它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表,文件字跡材料符合國家規定的質量要求,文件形成程序規范,簽署完備,內容準確,分門別類等。
  三、使用的方法不同
  檔案工作為領導決策服務、為審判工作服務、為社會利用服務是檔案部門的職責。數字化檔案為開展檔案信息服務工作提供了良好的條件,通過數字化檔案網絡可以開展電子檢索服務,資源共享,在各級法院之間檔案互傳、交換信息,查找、調閱、復制非常便捷。紙質檔案的使用相對繁瑣,檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規定。
  四、保管的方法不同
  數字化檔案載體具有特殊性,它不同于傳統紙質檔案保管條件,其主要是數字化檔案設備安全和信息安全。設備安全是抵御自然災害、突發事件等。信息安全則由一系列措施給予保障,保證數字檔案的可讀性和使用性,及時更新,防止信息丟失、被非法修改等。紙質檔案的保管對庫房的設置,庫房內的溫、濕度要求很高,檔案人員每天要進行測記,溫、濕度偏高或偏低應及時采取相應措施。定期檢查檔案,看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等,如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色,要進行修復、復制處理等。
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